E-Mails auf Englisch schreiben

Jede englische E-Mail folgt demselben Gerüst: Betreffzeile, Anrede, ein einleitender Satz zum Anlass, der Hauptteil mit deinem Anliegen, ein abschließender Satz und die Grußformel mit deinem Namen. Die Betreffzeile ist kurz und sachlich, etwa „Application for the summer camp“. Je Absatz behandelst du genau ein Thema – das macht die Mail übersichtlich und ist im Englischen üblicher als ein langer Block.

Entscheidend ist dann der Tonfall, und der hängt allein vom Empfänger ab. Schreibst du an eine Schule, eine Firma oder eine Person, die du nicht kennst, wählst du die formelle Form: vollständige Sätze, keine Kurzformen wie „don't“, höfliche Bitten mit „Could you please …“ oder „I would be grateful if …“. Schreibst du an Freunde oder die Austauschfamilie, darfst du Kurzformen, Ausrufe und lockere Wendungen wie „Can't wait to see you“ benutzen.

Der häufigste Fehler ist das Mischen der Ebenen: Eine Mail beginnt mit „Dear Mr Smith“ und endet mit „See you, Max“ – oder sie beginnt formell und rutscht im Hauptteil in Umgangssprache ab. Anrede und Grußformel müssen zur gleichen Ebene gehören wie der Text dazwischen. Ein zweiter Stolperstein ist das Komma nach der Anrede: Im Englischen folgt auf „Dear Mrs Brown,“ ein Komma, und das nächste Wort wird trotzdem großgeschrieben – anders als im Deutschen.

Auch die Betreffzeile verdient Aufmerksamkeit: Sie soll in wenigen Wörtern sagen, worum es geht, ohne einen ganzen Satz zu bilden. „Question about the homework“ ist besser als „I have a question that I would like to ask you about the homework you gave us“. In formellen Mails hilft außerdem ein klarer Bezug am Anfang, falls du auf etwas antwortest: „Thank you for your email of 3 May“ oder „With reference to your advertisement“.

Der häufigste Fehler ist, wie beschrieben, das Mischen von formell und informell innerhalb einer Mail. Das passiert oft unbewusst, wenn im Hauptteil eine lockere Wendung wie „by the way“ oder ein Ausrufezeichen einfließt, obwohl die Mail mit „Dear Sir or Madam“ begonnen hat. Lies deine Mail deshalb am Ende noch einmal komplett durch und prüfe, ob jeder Satz zur gewählten Ebene passt.

Ein zweiter Fehler ist die wörtliche Übersetzung deutscher Höflichkeitsfloskeln. „I hope you are fine“ am Anfang einer formellen Geschäftsmail wirkt zu persönlich; besser ist ein direkter Bezug zum Anliegen. Ein dritter Fehler ist das fehlende Komma nach der Anrede oder eine falsche Großschreibung danach: Auf „Dear Mr Brown,“ folgt ein Großbuchstabe, obwohl im Deutschen nach dem Komma klein weitergeschrieben würde.

Lies die Aufgabenstellung genau: Steht dort ein Name einer Firma, Schule oder ein unbekannter Erwachsener, schreibst du formell. Steht dort ein Freund, eine Brieffreundin oder die Gastfamilie, schreibst du informell. Plane deine Mail vor dem Schreiben in Stichpunkten: Betreff, Anrede, Anlass, zwei bis drei Punkte im Hauptteil, Schlusssatz, Gruß. So verlierst du in der Prüfung keinen Baustein.

Baue dir einen kleinen Wortschatz aus festen Wendungen auf, die du in jeder formellen Mail wiederverwenden kannst: „I am writing to …“, „I would be grateful if …“, „I look forward to hearing from you.“ Für informelle Mails helfen „Thanks for your message“, „Can't wait to see you“ und „Write back soon“. Kontrolliere am Schluss noch einmal die Kurzformen: In formellen Mails dürfen keine vorkommen.