Ein Protokoll schreiben
Ein Protokoll hält fest, was in einer Besprechung gesagt und beschlossen wurde. In dieser Lektion lernst du den Aufbau eines Protokolls und den Unterschied zwischen Verlaufs- und Ergebnisprotokoll.
- Fach: Deutsch
- Klasse 8
- Thema: Texte schreiben
- Dauer: 17 Min
- Niveau: Mittel
Warum ein Protokoll sachlich und knapp bleibt
Ein Protokoll ist ein schriftliches Dokument, das den Verlauf oder die Ergebnisse einer Besprechung, Sitzung oder Konferenz festhält. Es dient dazu, Beschlüsse nachvollziehbar zu machen und auch Personen zu informieren, die nicht anwesend waren. Deshalb muss ein Protokoll sachlich, genau und ohne persönliche Wertung geschrieben sein.
Jedes Protokoll beginnt mit einem Kopf, der Datum, Ort, Beginn und Ende der Sitzung, die Anwesenden sowie das Thema nennt. Erst danach folgt der eigentliche Text, der entweder den gesamten Gesprächsverlauf oder nur die wichtigsten Ergebnisse wiedergibt. Am Ende steht meist der Name der protokollführenden Person.
Ein typischer Fehler ist, das Protokoll im Präteritum statt im Präsens zu schreiben. Protokolle stehen im Präsens, weil sie den Ablauf so darstellen, als würde er beim Lesen gerade geschehen: „Frau Meier schlägt vor, den Termin zu verschieben“, nicht „Frau Meier schlug vor“.
Verlaufsprotokoll oder Ergebnisprotokoll?
Nicht jedes Protokoll muss den kompletten Gesprächsverlauf dokumentieren. Je nach Anlass reicht es, nur die Beschlüsse festzuhalten. Deshalb unterscheidet man zwei Grundformen, die sich vor allem im Umfang unterscheiden.
Verlaufsprotokoll
Hält den gesamten Gesprächsverlauf fest, inklusive Wortmeldungen und Diskussionen.
Beispiele
- Klassenrat mit ausführlicher Diskussion
- Gerichtsverhandlung
- wissenschaftliches Seminar
Signalwörter
- chronologische Reihenfolge der Redebeiträge
- auch Gegenargumente werden genannt
- deutlich längerer Text
- wichtig bei strittigen oder wichtigen Themen
Ergebnisprotokoll
Hält nur die Beschlüsse und Ergebnisse fest, ohne den Diskussionsverlauf.
Beispiele
- Teambesprechung im Betrieb
- kurze Vereinssitzung
- Elternabend mit klaren Tagesordnungspunkten
Signalwörter
- stichwortartige, kurze Sätze
- nur Beschlüsse, keine Diskussion
- häufig mit Aufgaben und Zuständigkeiten
- schneller zu lesen als ein Verlaufsprotokoll
| Merkmal | Verlaufsprotokoll | Ergebnisprotokoll |
|---|---|---|
| Inhalt | gesamter Gesprächsverlauf | nur Beschlüsse |
| Umfang | ausführlich | kurz und knapp |
| Zeitform | Präsens, chronologisch | Präsens, stichwortartig |
| Einsatz | Klassenrat, Gerichtsverhandlung | Teambesprechung, Elternabend |
Einen Protokollausschnitt formulieren
Formuliere aus den folgenden Stichworten einen Abschnitt für ein Ergebnisprotokoll.
Gegeben:
- TOP 3: Klassenfahrt. Diskussion über Ziel, Abstimmung: Berlin gewinnt mit 18 zu 6 Stimmen. Frau Kramer organisiert die Unterkunft bis Freitag.
Gesucht:
Ausformulierter Protokollabschnitt im Ergebnisprotokoll-StilLösung:
- Tagesordnungspunkt als Überschrift übernehmen: TOP 3: Klassenfahrt.
- Diskussion nicht ausführen, da es sich um ein Ergebnisprotokoll handelt.
- Beschluss im Präsens formulieren: Die Klasse beschließt mit 18 zu 6 Stimmen, nach Berlin zu fahren.
- Zuständigkeit und Frist ergänzen: Frau Kramer übernimmt die Organisation der Unterkunft bis Freitag.
TOP 3: Klassenfahrt. Die Klasse beschließt mit 18 zu 6 Stimmen, nach Berlin zu fahren. Frau Kramer übernimmt die Organisation der Unterkunft bis Freitag. Der Diskussionsverlauf wird hier bewusst weggelassen, weil ein Ergebnisprotokoll nur die Beschlüsse festhält.
Typische Fehler
Ein häufiger Fehler ist die Verwendung des Präteritums statt des Präsens: „Herr Beck schlug vor“ statt richtig „Herr Beck schlägt vor“. Protokolle werden im sogenannten protokollarischen Präsens verfasst.
Ein zweiter Fehler ist das Einfließen persönlicher Meinungen der protokollführenden Person, etwa „Der Vorschlag war leider nicht besonders gut“. Ein Protokoll bleibt neutral und gibt nur wieder, was gesagt oder beschlossen wurde, ohne es zu bewerten.
Ein dritter Fehler ist ein unvollständiger Kopf, in dem Datum, Ort oder Anwesende fehlen. Ohne diese Angaben lässt sich das Protokoll später nicht mehr eindeutig einer Sitzung zuordnen.
Tipps für die Klassenarbeit
Übe zunächst das Mitschreiben in Stichworten während eines Gesprächs, denn genau das wird in einer Prüfungssituation oft simuliert. Achte darauf, Namen, Beschlüsse und Zahlen besonders genau zu notieren, da sie später am wichtigsten sind.
Formuliere die Stichworte anschließend in ganzen, sachlichen Sätzen im Präsens aus. Prüfe am Ende, ob der Kopf vollständig ist und ob du versehentlich eigene Meinungen eingebaut hast, die im Protokoll nichts zu suchen haben.
Lies dein fertiges Protokoll noch einmal aus der Sicht einer Person, die bei der Sitzung nicht dabei war. Findet diese Person alle wichtigen Beschlüsse, Zuständigkeiten und Fristen klar und eindeutig wieder, ist das Protokoll gut gelungen. Ergänze fehlende Angaben lieber sofort, statt sie später aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.
Jetzt bist du dran
In welcher Zeitform wird ein Protokoll verfasst?
Noch nicht. Protokolle stehen im sogenannten protokollarischen Präsens, auch wenn die Sitzung bereits vorbei ist. Das macht den Ablauf für Leser nachvollziehbar, als würde er gerade geschehen.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Protokoll hält den Verlauf oder die Ergebnisse einer Besprechung sachlich fest.
- Der Kopf nennt Datum, Ort, Anwesende und Thema, bevor der eigentliche Text folgt.
- Ein Verlaufsprotokoll dokumentiert die gesamte Diskussion, ein Ergebnisprotokoll nur die Beschlüsse.
- Protokolle stehen im Präsens und enthalten keine persönliche Wertung der protokollführenden Person.
- Typischer Fehler: die Verwendung des Präteritums statt des vorgeschriebenen Präsens.
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Häufige Fragen zu Ein Protokoll schreiben
- Was gehört in ein Protokoll?
- Ein Protokoll enthält zuerst einen Kopf mit Datum, Ort, Beginn und Ende der Sitzung, den Anwesenden und dem Thema. Danach folgt der eigentliche Text, der je nach Protokollart den gesamten Verlauf oder nur die Beschlüsse wiedergibt, sowie am Ende der Name der protokollführenden Person.
- Was ist der Unterschied zwischen Verlaufsprotokoll und Ergebnisprotokoll?
- Ein Verlaufsprotokoll gibt den gesamten Gesprächsverlauf einschließlich der Diskussion wieder und ist deshalb ausführlich. Ein Ergebnisprotokoll hält dagegen nur die Beschlüsse und Ergebnisse fest, ohne die Diskussion nachzuzeichnen, und ist dadurch deutlich kürzer.
- Welche Zeitform benutzt man in einem Protokoll?
- Protokolle werden im sogenannten protokollarischen Präsens geschrieben, obwohl die Sitzung bereits stattgefunden hat. Das erzeugt den Eindruck, der Ablauf geschehe gerade beim Lesen, und ist die feste Konvention für diese Textsorte.
- Darf man im Protokoll eine eigene Meinung schreiben?
- Nein, ein Protokoll muss sachlich und neutral bleiben und darf keine persönliche Bewertung der protokollführenden Person enthalten. Es gibt nur wieder, was gesagt oder beschlossen wurde, ohne dies zu kommentieren oder zu werten.
- Wer schreibt normalerweise ein Protokoll?
- In Vereinen, Firmen oder Klassenräten übernimmt meist eine festgelegte Person, die Protokollführung, diese Aufgabe. Sie schreibt während der Sitzung mit, formuliert danach den Text aus und ist am Ende namentlich für die Richtigkeit des Protokolls verantwortlich.
- In welcher Klasse behandelt man das Protokollschreiben?
- Das Protokollschreiben wird meist ab Klasse 7 oder 8 eingeführt, da es formalere sprachliche Fähigkeiten und ein Verständnis für sachliche Textsorten voraussetzt. Es baut auf Kenntnissen zum Berichtschreiben auf, die meist schon in Klasse 6 vermittelt wurden.
- Wie lang sollte ein Protokoll sein?
- Das hängt von der Art des Protokolls ab: Ein Ergebnisprotokoll ist meist nur eine halbe bis eine Seite lang, ein Verlaufsprotokoll kann bei langen Sitzungen mehrere Seiten umfassen. Wichtiger als die Länge ist, dass alle relevanten Beschlüsse vollständig und nachvollziehbar festgehalten werden.
- Muss ein Protokoll unterschrieben werden?
- In der Schule reicht meist die Angabe des Namens der protokollführenden Person am Ende des Textes. In offiziellen Gremien, etwa Vereinen oder Betriebsräten, wird ein Protokoll häufig zusätzlich von der Sitzungsleitung gegengezeichnet, um seine Richtigkeit zu bestätigen.
Wiederhol diese Fragen später mit deinem Lernkarten-Trainer.